Quản trị thông tin là gì, vai trò và cách triển khai

Quản trị thông tin đang là một hoạt động ngày càng được chú trọng nhiều hơn. Bởi lẽ, nhu cầu trao đổi dữ liệu của con người đang tăng lên một cách mạnh mẽ.

Quản trị thông tin là gì?

Quản trị thông tin là việc thu thập, lưu trữ, quản lý và duy trì các loại dữ liệu. Để thực hiện, tổ chức sẽ áp dụng các thủ tục, hướng dẫn, truyền đạt tới người liên quan. Một hệ thống hiệu quả cần phải đảm bảo mức độ kiểm soát tốt.

Quản lý thông tin là hoạt động cần thiết trong mỗi tổ chức

Hoạt động cũng đề cập đến cách tổ chức chia sẻ, cung cấp thông tin đến đa dạng người nhận. Chúng liên quan đến rất nhiều các yếu tố như:

- Thông tin kỹ thuật, thông số vật lý.

- Phương tiện bao gồm: Máy tính, máy chủ, trang web, phương tiện truyền thông xã hội. Bên cạnh đó còn có thiết bị di động và các ứng dụng quản trị thông tin.

Tại sao cần có hệ thống quản trị thông tin?

Quản lý thông tin một cách tối ưu cho phép tổ chức đạt các mục tiêu khác nhau. Những lợi ích đem lại có tác động trên nhiều phương diện. Hãy đọc phần phân tích sau để hiểu tại sao đây lại là điều cần thiết tại nơi làm việc.

Kiểm soát hiệu quả

Một hệ thống quản trị thông tin hiệu quả giúp kiểm soát và quản lý mọi loại dữ liệu. Nếu thiếu vắng chiến lược này dẫn tới việc tồn đọng quá nhiều giấy tờ, hồ sơ. Chúng được sắp xếp không theo quy tắc, rất khó tìm thấy khi cần.

Xây dựng hệ thống giúp các luồng thông tin dễ dàng kiểm soát

Hậu quả dẫn đến là là gia tăng thời gian truy xuất cũng như chi phí quản lý tài nguyên. Để ngăn chặn điều này, doanh nghiệp sẽ đặt ra các giao thức quản lý thông tin. Họ thực hiện bằng cách áp dụng quy định cho việc tạo hoặc hủy dữ liệu nào đó. Năng suất và tính hiệu quả tăng lên đáng kể.

Tuân thủ quy định

Nhiều tổ chức phải thường xuyên làm việc với dữ liệu cá nhân khách hàng. Vì thế, quản lý thông tin hiệu quả là việc tuân thủ các quy định đã đề ra. Mục đích hướng tới chính là thực thi theo yêu cầu pháp luật.

Nhờ vậy, công ty sẽ tránh được các hình phạt liên quan đến pháp lý hoặc tài chính. Qua đó, uy tín cũng như danh tiếng không bị ảnh hưởng bởi việc rò rỉ, lạm dụng thông tin.

Giảm chi phí nhờ quản trị thông tin

Nơi làm việc cần có cách quản lý thông tin để giảm chi phí lưu trữ hồ sơ. Những hoạt động tiêu tốn ngân sách nội bộ thường thấy như là:

- Thu thập.

- Phân tích.

- Lưu trữ.

- Chia sẻ.

- Tiêu hủy thông tin…

Bạn sẽ càng dễ nhận ra tác động này tại những công ty, tập đoàn có quy mô lớn. Vì thế, quy tắc thực hiện chính là ưu tiên các nguồn dữ liệu quan trọng nhất. Thường xuyên sàng lọc để rút ngắn vòng đời thông tin một cách tối đa.

Dễ dàng áp dụng công nghệ mới

Quá trình quản lý thông tin là cơ hội để áp dụng công nghệ mới, hiệu quả hơn. Chúng thường liên quan tới tính năng tự động hóa, giải pháp doanh nghiệp. Tiêu biểu hơn đó là trí tuệ nhân tạo, sản phẩm/dịch vụ giúp thu về nhiều lợi ích hơn từ nguồn dữ liệu.

Sự kết hợp giữa phương thức quản lý và công nghệ giúp khai thác triệt đề tài nguyên sẵn có. Từ đó, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra nhiều ý tưởng mới, độc lạ chỉ họ mới sở hữu.

Cải thiện năng suất

Một hệ thống quản trị thông tin tuyệt vời sẽ hỗ trợ rất nhiều cho lực lượng nhân sự. Họ có thể cải thiện cách lưu trữ, truy xuất những thứ cần thiết để phục vụ công việc. Chúng cũng giúp truyền tải thông điệp đến đa dạng người nhận qua các kênh.

Thông tin là trợ thủ đắc lực, giúp tăng hiệu suất làm việc

Giữa nhiều nhóm có cộng tác, giao tiếp dễ dàng hơn dù khác biệt múi giờ hay địa lý. Đây còn là cơ sở đưa ra hướng giải quyết vấn đề từ hồ sơ lưu trữ hữu ích.

Giảm rủi ro

Chức năng quan trọng khác của quản trị thông tin là giảm thiểu rủi ro bị trừng phạt. Nó liên quan đến mặt pháp lý và tài chính đối với tổ chức. Điều này đạt được nhờ việc vận hành giao thức rõ ràng dùng để ghi, lưu trữ, hủy dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể yên tâm vận hành, không cần lo lắng về nguy cơ vi phạm. Bởi vì, mọi thông tin đến và đi đều được định hướng, kiểm duyệt trong từng khâu.

Bảo vệ dữ liệu độc quyền

Quản trị thông tin cũng phản ánh cách mà tổ chức bảo vệ dữ liệu quan trọng của mình. Hệ thống giúp ngăn chặn tác động xấu từ đối thủ cạnh tranh và truy cập trái phép. Nguyên tắc hoạt động luôn dựa trên tính bí mật và toàn vẹn của khối tài sản vô hình này.

Từ đó, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi thế từ bí mật kinh doanh của riêng họ. Nhiều kế hoạch và chiến lược quan trọng được đưa ra mà không lo bị sao chép ý tưởng.

Cách tạo hệ thống quản trị thông tin

Hệ thống quản trị thông tin được thiết lập hiệu quả khi đi theo một quy trình cụ thể. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách làm của riêng mình để phù hợp nhất. Tuy nhiên, những bước căn bản dưới đây sẽ giúp bạn bắt đầu dễ dàng hơn.

Xác định yêu cầu

Bước đầu tiên khi triển khai là xác định yêu cầu. Nó được thực hiện thông qua một dạng nghiên cứu nội bộ hoặc khảo sát toàn công ty. Quan đó nhằm xác định phạm vi của các yếu tố như:

Bước đầu tiên của quy trình là xác định yêu cầu

- Cách vận hành.

- Các bên liên quan.

- Các quy định.

Phương pháp dễ dàng nhất chính là hỏi nhân viên về loại thông tin và phạm vi họ cần. Từ đó, công ty đảm bảo mỗi người đều có những điều kiện cần thiết để hoàn thành công việc.

Vạch ra mục tiêu

Để hệ thống thành công, các tổ chức cần xác định mục tiêu cụ thể muốn hướng đến. Sau khi thảo luận, chúng sẽ được hình thành dưới dạng các hướng dẫn. Nhờ vậy, bất kỳ thành viên nào cũng có thể khai thác tối đa dữ liệu mà không gặp khó khăn.

Vạch ra mục tiêu cũng giúp giảm thiểu việc lưu trữ, quản lý những thông tin không cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được cả ngân sách lẫn công sức bỏ ra.

Tìm nguồn thông tin

Để quản trị thông tin, tổ chức cần tiến hành thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Bạn không bị bỏ sót nếu chia ra theo các mục lớn. Thông thường, doanh nghiệp sẽ rà soát các khía cạnh như:

Nguồn thông tin đến từ đa dạng khía cạnh khác nhau

- Nhân viên.

- Bộ phận nội bộ.

- Nghiên cứu đối thủ.

- Tình báo thị trường.

- Cơ quan quản lý…

Xác định cách thu thập/phân loại

Khi đã có nguồn thông tin, bước tiếp theo là xác định phương pháp thu thập và phân loại. Điều này liên quan mật thiết tới việc vạch ra:

Dữ liệu tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau và sẽ có cách quản lý tương ứng

- Số lượng cần có.

- Tần suất.

- Địa điểm.

- Thời gian.

Để quản trị thông tin nhanh chóng, bạn cần biết chúng được xếp vào nhóm dữ liệu nào. Trong nhiều lĩnh vực, chúng được tách biệt như sau:

- Định lượng.

- Định tính.

- Kỹ thuật.

- Nhân khẩu học.

- Tài chính.

- Pháp lý.

- Danh mục khác…

Phân tích – đánh giá

Chi phí cho một hệ thống quản lý bao gồm nhiều loại khác nhau. Thông thường, chúng sẽ được dành cho các hoạt động sau:

- Thiết lập cơ sở hạ tầng.

- Đào tạo nhân viên.

- Vận hành – bảo trì.

Để đánh giá tính hiệu quả, bạn cần nhận thấy lợi ích thu về lớn hơn chi phí đầu tư. Sau khi triển khai một vài tháng, công ty nên nhìn lại để xem đã đạt được điều này chưa. Ngoài ra, bạn cũng nên tính đến một số dấu hiệu tích cực khác như là:

- Thời gian ghi và truy xuất thông tin ngắn hơn.

- Tăng cường sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định trong mọi hoạt động.

Duy trì – cải tiến

Đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp chỉ ra cách cải thiện hệ thống hiệu quả. Đó cũng là cơ sở để nâng cấp cơ sở hạ tầng, đào tạo lại nhân viên. Các cải tiến liên tục sẽ đóng góp tích cực vào khả năng đạt mục tiêu ngắn hạn/dài hạn.

Tuy nhiên, quy trình nào cũng cần có thời gian để ổn định và đi vào quỹ đạo. Vì thế, bạn nên chắc chắn đã triển khai đủ lâu trước khi có sự thay đổi tiếp theo.

Trên đây là những điều cần biết để ứng phó với lượng dữ liệu khổng lồ theo thời gian. Mỗi doanh nghiệp nên dựa vào kiến thức nền tảng, tinh chỉnh sao cho phù hợp nhất. Vuiapp.vn hy vọng rằng bạn sẽ sớm có phương án quản trị thông tin khả thi.